Come scrivere una email o lettera formale inglese – Inglese Utile

Hai fatto di tutto per evitarlo, ma quel fatidico giorno è arrivato anche per te: devi scrivere una lettera formale in inglese.

Non ti sei mai posto questo problema perché hai sempre pensato che bastasse tradurre in inglese una mail formale già scritta in italiano.

Okuma: Come scrivere una mail in inglese

Ora perché non hai la più pallida idea di come iniziare?

Se non sei abituato a parlare inglese, scrivere una lettera formale in inglese in un ambiente lavorativo può essere tutt’altro che facile! dato contesto.

Senti già crescere la paura? Fai un respiro profondo e calmati!

Se segui tutti i nostri consigli su come scrivere una lettera formale in inglese, non dovrai preoccuparti di nulla!

Stai lontano dagli errori comuni

Come diceva Henry Ford, “Gli errori ci danno semplicemente l’opportunità di diventare più intelligenti”.

Fare errori è importante per la crescita, ma imparare dai tuoi errori è ancora meglio per gli altri!

Quindi tieni a mente i classici errori quando scrivi la tua lettera formale in inglese. Ecco alcuni consigli da seguire per evitare di codificare anche loro:

1. Usa le lettere maiuscole secondo lo schema della frase: Le lettere maiuscole devono essere solo usato all’inizio di una frase (es: buongiorno) e non a caso per enfatizzare le parole principali. Pertanto, non usarlo mai come titolo di una lettera o di un’e-mail (es.: Buongiorno).
2. Non aggiungere virgole a caso e fuori contesto: Se stai scrivendo un Lettera inglese, devi tenere conto che la lingua inglese è molto meno articolata dell’italiano. Pertanto, è necessario preferire i punti alle virgole e formare frasi brevi e concise.
3. Se usi le virgolette, metti la punteggiatura della frase tra virgolette e non fuori: Fai attenzione quando citi, perché questo è un errore molto comune (es.: ” Le aspettative positive sono il segno di una personalità superiore.”)
4. Evita di usare giri di parole e sii ridondante: Quando scrivi una lettera formale in inglese devi essere conciso e diretto. Infatti, il nostro lettore avrà sicuramente poco tempo per leggere la nostra comunicazione. Per questo è bene capire subito l’oggetto in questione e il motivo per cui stiamo scrivendo.

Quali consigli seguire

Oltre ai suggerimenti sopra menzionati relativi agli errori da evitare, ecco altri suggerimenti da seguire quando scrivi una lettera formale in inglese:

• Usa frasi complete: Ricorda che stai documentando un formalmente, quindi controlla che ogni frase abbia sia il soggetto che il verbo.
• Evita sempre le contrazioni verbali e le abbreviazioni di parole/espressioni: Infatti queste sono accettate solo per testi e comunicazioni informali
• Usa congiunzioni e parole di transizione al posto delle virgole: è sempre meglio avere un discorso fluente e chiaro usando le congiunzioni piuttosto che uno contorto e articolato con virgole. Ricorda di usare in particolare la congiunzione “perché”, perché ha un effetto potente e attira immediatamente l’attenzione del lettore sulle seguenti parole:
• Scrivi secondo una struttura di paragrafo: Pausa Il blocco del testo aiuta a rendere la lettura più fluida ed evidenzia i vari argomenti affrontati.
• Segui lo schema F: Quando scrivi, considera sempre dove il destinatario sta leggendo il messaggio. Pertanto, quando scrivi la tua lettera, segui lo schema (di lettura) fino a F. Ciò significa che devi inserire il contenuto più rilevante secondo l’andamento della lettera “F”. Pertanto, le frasi più importanti sono in alto, ecc.
• Aggiungi i segni di punteggiatura corretti alla fine di ogni frase: Non utilizzare mai il punto esclamativo, solo il normale o la domanda marchio .
• Concludi il discorso con formule già pronte e formali: Presta attenzione anche a un tono formale quando saluti. Dovresti utilizzare le classiche forme di congedo, che troverai di seguito elencate mentre leggi:

Come scrivere un’e-mail o una lettera formale in inglese

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a una lettera o un’e-mail formale in inglese non è sufficiente per seguire le precauzioni sopra elencate. Occorre, infatti, anche avere una chiara comprensione di come è strutturata la lettera e quali espressioni utilizzare.

Quindi, per scrivere una lettera in inglese perfetta o un’e-mail formale, devi seguire questi passaggi:

1. Saluta formalmente il destinatario della lettera
2. Chiarire immediatamente l’argomento in questione
3. Scrivi il corpo della lettera in modo chiaro e conciso
4. Termina il discorso
5. Addio formale.

1. Saluta formalmente il destinatario della lettera

Prima di scrivere una lettera, devi analizzare il destinatario e il tipo di fiducia che riponi in lui .

L’unico modo per farlo è scegliere i termini e i saluti più appropriati per l’uso. Esistono infatti diversi gradi di formalità che è possibile utilizzare in una comunicazione ufficiale.

2. Chiarire immediatamente il problema in questione

Generalmente, una lettera/e-mail inglese formale:

• è il primo contatto tra le parti
• la risposta ad un primo contatto di persona, per telefono, per e-mail o per posta.

Ovviamente, le espressioni che possono essere utilizzate per avviare una comunicazione varieranno a seconda del tipo di legame già in essere.

Nel caso di un primo contatto, possono essere utilizzate le seguenti espressioni:

Nel caso in cui l’e-mail o la lettera sia in inglese formale invece un risposte, puoi utilizzare le seguenti espressioni.

È una buona idea ringraziare se stai rispondendo alla domanda di un cliente o se stai comunicando con qualcuno che ha risolto una domanda per noi. Questo esercizio metterà immediatamente a proprio agio il lettore e ti farà sembrare una persona amichevole ed educata.

3. Scrivi il corpo della lettera in modo chiaro e conciso

Indipendentemente dall’argomento trattato nell’e-mail, il testo deve essere chiaro, fluido e conciso. Occorre infatti non essere ripetitivi e prolissi per non perdere tempo con i nostri lettori.

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Secondo la Ricerca del McKinsey Global Institute, trascorriamo circa 13 ore a settimana, o 28% della settimana lavorativa, per gestire le nostre e-mail e lettere.

Ecco perché è così necessario essere concisi, specifici e rendere la lettura il più agevole possibile. È quindi sempre meglio suddividere il corpo della lettera in diversi paragrafi e utilizzare elenchi ed elenchi puntati.

Di seguito è riportato un elenco di alcune espressioni utili che puoi utilizzare in determinate situazioni:

4. Conclusione del discorso

Conclusione di una lettera o di un discorso Email è sicuramente la parte che rimarrà maggiormente impressa nella mente del lettore. Per questo è necessario scriverlo con cura e mantenere sempre un tono formale.

In questa sezione devi dimostrare la tua disponibilità ad essere contattato in futuro. Grazie per le informazioni ricevute e, se necessario, indicare i documenti allegati.

Ecco le frasi più comunemente usate per questi scopi:

5. Addio formale

Le ultime due righe della lettera o dell’e-mail in inglese sono destinate a saluto e firma. Anche in questo caso, il tono utilizzato deve essere formale e appropriato al saluto iniziale e allo stato d’animo della lettera.

Ci sono molti modi per salutare, ognuno con un diverso livello di formalità. Di seguito sono riportati vari esempi di saluti e contesti in cui possono essere utilizzati.

Ora che hai finalmente scritto la tua e-mail o lettera formale in inglese, ricordati di leggerla attentamente prima di inviarla! Tra le righe scritte ci sono spesso: errori di battitura, errori grammaticali o di punteggiatura, termini usati in modo scorretto.

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