ÖZEL KALEM GÖREVİ VE PROTOKOL KURALLARI – Sahipkıran Stratejik Araştırmalar Merkezi – SASAM

Temsil tüm kurum ve makamlar için önemlidir. Bu nedenle, kamu veya özel kuruluşları temsilen kabineye liderlik etmek çok önemli bir görevdir. Ancak özel sekreterlik görevine ilişkin tek bir yazılı eser bulunmamaktadır. Bu çalışma, bu eksikliği kısmen gidermek için uzun süreli özel çalışanların deneyimlerinden yararlanılarak hazırlanmıştır. Önce protokol kuralları üzerinden çalışarak sonra özel kalem olarak çalışarak işe başlayacağız.

“Resmi hayatta mütevazi olmak zayıflıktır.” (Nihat AYTÜRK)

Okuma: Başhekim özel kalemi ne iş yapar

Protokol Kuralları

Habitatlarımız; Sosyal alan, özel alan ve kamusal alan olarak üç grupta incelenebilir. Sosyal alanda nezaket kuralları önem kazanırken, kamusal alanda protokol kuralları önem kazanmaktadır (Altınöz ve ark. 2002). Protokol, devlet ve diplomasi alanındaki törenlerde ve resmi ilişkilerde sosyal hayatta uygulanacak kurallar bütünü olarak tanımlanabilir. Protokol, Devletler için nezaket ve zarafetteki bir güç gösterisidir.

Özel sekreter, bir kurumdaki protokol kurallarını en iyi bilen kişi olmalıdır. Bu nedenle protokol kurallarını en iyi uygulayan kişi özel sekreter olmalıdır. Ayrıca en son danışman veya uzman olarak görev yapan çalışanlar da özel işçi olarak çalışmaktadır. İsim değişebilir ama özel sekreterin rolü kadro ve görev tanımları ile netleşmiş bir rol.

Türkiye’de protokol kuralları konusunda çok önemli çalışmalar var. Bu konudaki en önde gelen uzman, Türkiye ve Ortadoğu Kamu Yönetimi Enstitüsü (TODAIE) Kıdemli Öğretim Üyesi Nihat Aytürk’tür. Bu konuda birçok çalışması ve semineri bulunmaktadır. Ayhan Şahin tarafından yazılan “Kamu Yönetimlerinde Protokol Kuralları” kitabında Avrupalıların protokol kurallarını Osmanlılardan öğrendiği anlatılmaktadır. Şahin’e göre; Fatih Sultan Mehmet döneminde Enderun’da ‘Hazırlık Sınıfı’ okutulmuş, daha sonraki dönemlerde Vekalet Vekaleti kurularak Protokol Anlaşması Bakan’a devredilmiştir. Osmanlı Devleti’nin protokol konusundaki bilgi ve tecrübesinden etkilenen Fransız ve İngiliz saray görevlileri bile Osmanlı Sarayı’nda protokol eğitimi almış ve öğrendiklerini kendi ülkelerinde uygulamışlardır. (Şahin, 2011) Adolf Hitler, protokol kurallarını en iyi uygulayan ve lehine çeviren kişi olarak bilinir. Ayrıca, Hitler’in ofis düzeni, protokol kurallarını kendi liderlik tarzına dönüştürmek için çok planlı bir şekilde yapıldı (Tecimer, 2012).

Özel sekreterin görevleri

Özel sekreter, kamu veya özel sektörde üst düzey yetkililerin toplantılarını organize eden, gizli yazışmaları yapan ve özel işlerini yürüten kişidir. Kalem-i Mahsusa da denilebilir.

Ayrıca bakınız: Emlak Danışmanlığı Nedir? Mesleği Tanıyalım | Uzaktan Eğitim

Özel sekreterlik işi çok dikkat ve fedakarlık, her şeyi takip edebilme, çalışkanlık, azim, dürüstlük, sabır ve güvenilirlik gerektiren bir iştir. Özel katip görevinin çalışma saati yoktur. Yöneticinizden daha fazla mesai yapmak zorundasınız. Yöneticinizin yokluğunda size verilen görevleri yerine getirmek zorundasınız. Ek olarak, hem mesai saatleri içinde hem de dışında işleri halletmek için zaman yönetimi konusunda iyi ve çok öngörülebilir olmanız gerekir. Zaman yönetimi konusunda özel eğitim almak veya konuyla ilgili kitap okumak gerekir.

Özel sekreter, yönetici ile memur/vatandaş arasında çok önemli bir köprüdür. Resmi görevler söz konusu olduğunda, özel sekreter, amir ile memur arasındaki ilişkileri düzenler; özel sektörde de üstler ile müşteriler/vatandaşlar/yetkililer arasındaki ilişkiyi düzenler. İyi bir özel sekreter, birlikte çalıştığı kişinin eli ayağı olur. Ayrıca görevi gereği, amirinin sırlarından haberdardır ve amirinin sır küpüdür ve çok ketum olmalıdır.

Özel sekreter, amirini başarılı kılan kişidir. Menajerinin gözden kaçırdığı şeyleri ona hatırlatmalı ve menajerinin emrettiği ve emrettiği hususları elinden geldiğince yerine getirmelidir. Bu anlamda özel sekreter, yöneticinin emirlerini görevlilere ileten aracı değil, işin yolunda gitmesini sağlayan kişidir. Memurun kendisine verilen görevi yerine getirebilmesi için moral ve motivasyonun sağlanmasına özellikle dikkat etmesi gerekir. Özel sekreter, davet ve törenlerde üstünlerin ihtiyaç duyduğu yerleri (vestiyer, lavabo, tuvalet, mescit, giriş-çıkış, yan koridor vb.) gördüğünü ve bildiğini zanneden kişidir. Ayrıca özel sekreter, yöneticisinin katıldığı program hakkında bilgi verecek, varsa özgeçmişi, basın bültenleri, üniversitesi hakkında bilgiler vb. bilgileri yanınızda bulundurmalıdır.

Örneğin Bakanlık Özel Bürolar için bu görevler resmi olarak şu şekilde sayılır;

• Bakanlığın günlük, haftalık ve aylık programının denetimi,
• Günlük ziyaretçi akışının düzenlenmesi,
• Tümü Bakanlık nevi protokol ve protokolleri Tören işlerinin düzenlenmesi,
• Bakanlık makamının ziyaret, davet, selamlama, uğurlama, ağırlama ve bayram kutlamalarına ilişkin hizmetleri düzenlemek, diğer kurumlarla koordinasyonu sağlamak,
• Bakanlık yetkilisinin özel ve resmi yazışmalarının yürütülmesi,
• li>
• Bakanlığa gönderilen tüm mektup, dilekçe, e-posta vb.

Genel müdür ve genel müdür yardımcılarının genel sekreteri ve görevleri resmi olarak şu şekilde ifade edilir:

“Başkan katip; Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarının işlerinin kesintisiz ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak ve dış yazışmalarda havale ve imza dosyalarının kontrolü için kurulmuş bir birimdir,

Özel kaleminizde bulundurmanız gerekenler;

1. Kalem; Özel kalemin yanında imza kalemi, not kalemi, renk kalemi gibi 3-5 kalem olmalıdır. Kalem, gözetmen tarafından istendiğinde veya ihtiyaç duyulduğunda hemen sunulabilir ve kullanılabilir olmalıdır.
2. Notlar için özel kağıt/not defteri; Acil durumlar için, özel konuları, talimatları veya toplantı notlarını kaydetmek için bir kağıt veya günlük veya defter hazır bulundurulmalıdır. Bu son derece önemlidir. Çünkü toplantılarda, iş görüşmelerinde veya randevularda karşı tarafa sunulması gerekebilir. Yöneticide kalmamalı, kendi kartvizitini unutmuş olabilir ama özel kalem olarak cebinizden dikkatli çıkarmalısınız.
3. Flash bellek; İşle ilgili bir görüşme veya toplantı sonrasında ihtiyaç duyulan dijital verileri taşımak için flash bellek mevcut olmalıdır. Kendi flash belleğinize ek olarak, her zaman kullanıma hazır boş bir flash belleğe sahip olmanız gerekir.
4. Süpermenin özgeçmişi; Denetçinin bir basın bülteninde, konferans konuşmasında veya başka bir röportajda sunulması gerekebilecek özgeçmişi, sunucunun sunması için hazır olmalıdır.

En İyi Özel Kalem Modeli

Özel çalışanlar için yönetici; çalışkan, sabırlı, güler yüzlü, her zaman şık giyimli, bakımlı, Türkçeyi düzgün konuşan, temiz karakterli, dürüst ve yapıcı, sır tutan, dedikodu yapmayan, dikkatli düşünen, diplomasi ve protokol kurallarını bilen, değerini bilen ve yaptığı işleri koruyan Uyan, kalbini ve kapısını. herkese telefonunu açan, herkesten önce gelen ve herkesten sonra gelen hizmet odaklı bir birey olmalıdır.

Ayrıca bakınız: Enerji Yöneticisi Nedir? Ne İş Yapar? | IIENSTITU

Özel Memur Eğitimi

Özel Kalem Eğitimi fırsatı Türkiye Okul, seminer ve kurs bulunmamaktadır. Özel sekreter tanıdık ve güvenilir ise eğitim için rastgele seçilebilir veya diğer kurum veya birimlerin tavsiyesi üzerine danışılabilir. Üniversite mezunu ve dile hakim birinin bu pozisyonda olması tercih edilir. Ancak yetişmiş eleman eksikliğinden dolayı maalesef bu konuda eğitimler verilmediği için ülkemizde bu konuya fazla önem verilememektedir. Bu nedenle sekreterlerin bazen özel sekreter olarak da istihdam edildiği bilinmektedir.

Buradaki açığı kapatmak için üniversitelerde yukarıda belirtilen niteliklere sahip öğrenci yetiştiren kurslar açılabilir. Konuyla ilgili özel ders almak isteyenler için fırsatlar doğabilir. TODAIE gibi kurumlarda ve özel eğitim kurumlarında protokol kuralları verilmektedir. Ancak, özel kalem konusunda çok fazla geliştirme eğitimi yoktur.Bu işi yaptırarak özel büro yanında asistan veya sekreter yetiştirmek mümkündür. Bu konuda çalışmalar yürüten Özel Kalemciler Derneği’nin (www.ozelkalem.org) yanı sıra siyasi partiler de özel sekreter yetiştirmeye çalışmalıdır.

Sonuç ve öneriler