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Come scrivere una lettera formale: esempio

Esempio e facsimile di una raccomandata contenente richieste contenziose o formali. Ecco la struttura e il modello.

Se devi inviare un avviso ufficiale, un avviso o un avviso e ti stai chiedendo come scrivere una lettera formale o cercare un esempio, ecco alcuni suggerimenti che ti saranno utili.

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Di seguito spiegheremo come e cosa scrivere nella lettera formale, come inviarla, come dovrebbe essere sovrascritta e quali sono gli elementi essenziali.

Che cos’è una lettera formale?

In realtà, non esiste un termine legale per una “lettera formale”. Qualsiasi comunicazione, indipendentemente dal tono utilizzato (riservato o distante), assume valore in base alle parole espresse dall’autore e al loro significato secondo il lessico comune. Indipendentemente dal fatto che tu dica “lei” al tuo interlocutore o meno, da un punto di vista legale scrivere ha le stesse implicazioni. Inoltre, nessuno potrà denunciarti se li hai trattati informalmente con il “tu” più intimo: infatti, non c’è legge che imponga diversamente.

Quando si parla di lettera formale, ci si riferisce a una lettera che viene inviata a una persona sconosciuta o alla quale si vuole mostrare rispetto o, al contrario, con chi uno C’è motivo di attrito e vogliamo stabilire una comunicazione molto secca e fredda per far capire le nostre intenzioni bellicose.

Gli avvocati di solito scrivono solo lettere formali, anche quando hanno a che fare con i colleghi. E questo in parte per distorsione professionale, in parte per rispetto dell’attività del cliente, che un giorno potrebbe chiedere copia della corrispondenza.

Detto questo, diamo ora un’occhiata a come scrivere una lettera formale. Infine, ti forniremo alcuni esempi con facsimile .

Intestazione

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La lettera mostra immediatamente nome e cognome e l’indirizzo del mittente nell’angolo in alto a sinistra, eventualmente seguito dal tuo numero di telefono per una eventuale comunicazione più rapida.

Quindi segue sul bordo destro alcune righe sotto la specifica del destinatario. Per scrivere una lettera formale, devi iniziare con un tono solenne o almeno gentile. Tono che dipende dal tipo di argomento che devi affrontare.

  • se il destinatario è una persona fisica inizia sempre con Egr. che ovviamente sta per “Caro”. Se il mittente e il destinatario si conoscono già, puoi iniziare con un gent.mo/a più amichevole, che sta per “caro”;
  • sarà bene poi far seguire a queste poche lettere il titolo professionale del destinatario. Pertanto, è necessario scrivere all’Egr. Dott. . o egr. Prof. o ancora Egr. avv.. Fornire il titolo è generalmente utile quando si tratta di questioni commerciali. Se invece si tratta di una questione privata (si pensi ad una controversia condominiale), il titolo può essere omesso;
  • invece, se il destinatario è un’azienda o azienda, la lettera inizia sempre con Gentile , che sta per “Gentile”. Il nome dell’azienda deve essere riportato per intero per evitare malintesi. Ad esempio: Gentile Ferrari Spa, Gentile produttore di lavasciuga Beniamino Bianchi, ecc.

Mezzi di comunicazione

A a lettera formale scrivi , devi utilizzare un mezzo di comunicazione che garantisca la prova di ricezione, in modo che il destinatario sappia che intendi ricevere la prova che la lettera è stata consegnata. Pertanto, dovresti preferibilmente optare per una lettera raccomandata o una posta elettronica certificata.

Di solito, ma non assolutamente necessario, il metodo di spedizione della lettera è specificato nell’intestazione della lettera , un modulo che è solitamente quello della raccomandata con avviso di ricevimento

è

Di solito scriviamo quindi “raccomandata con avviso di ricevimento” sul lato destro della lettera.

Se la comunicazione avviene tramite posta elettronica certificata, non è necessario scriverlo, in quanto questa è la natura del messaggio stesso.

Non ha senso scrivere “posta pre-registrata” in quanto si tratta di forme equivalenti.

Oggetto

Tuttavia, se non è obbligatorio, è consigliabile indicare l’ oggetto del messaggio in modo che il il destinatario può a colpo d’occhio può capire l’oggetto e lo scopo della lettera dall’inizio. In questo modo sarà anche possibile fare riferimento ad un codice (es. il numero di un contratto) da utilizzare per successive comunicazioni di risposta.

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Ecco alcuni esempi di oggetti:

  • Disputa sul calcolo di … n …;
  • Domanda di risarcimento per lavori eseguiti in …;
  • Richiesta di colloquio;
  • Offerta di fornire servizi previsti dal contratto;
  • Sollecito di pagamento per la fornitura di … fattura n. …;
  • Cessazione del contratto di locazione dell’immobile … in …;
  • Avvertimento per lavoro eseguito in modo improprio ai sensi del contratto n. del…

Contenuto

Il il contenuto della lettera inizia sempre con la denuncia dei fatti che delineano il problema o il problema che si desidera comunicare.

Per fare solo alcuni esempi:

  • Se vuoi chiedere un risarcimento, devi prima descrivere i fatti che hanno causato il danno, in modo molto dettagliato, date, testimoni, ecc.
  • se vuoi richiedere un colloquio, devi elencare le tue capacità e motivazioni;
  • se intendi disdire un contratto, si deve presumere che in una determinata data tu abbia sottoscritto un contratto relativo ad un determinato argomento e intenda esercitare il tuo diritto di recesso;
  • se vuoi diffidare del tuo prossimo per compiere determinate azioni, è necessario scoprire lo stato dei fatti e le basi legali che consentono di prevenire tali comportamenti.

Conclusione

Alla fine della lettera, è bene fare le vostre richieste molto concise e chiare, per non andar via eventuali malintesi.

Si consiglia di usare sempre un tono aperto, anche quando l’argomento della comunicazione è un argomento. Ecco alcuni esempi:

  • Attendo con impazienza una tua amichevole e rapida risposta;
  • Desidero che la questione venga risolta rapidamente;
  • Confido in una vostra collaborazione;
  • sperando di non dover ricorrere a mezzi legali e di trovare una soluzione amichevole alla questione.

Cordiali saluti

La lettera termina quasi sempre con Cordiali saluti , anche se il tono è formale, è arrabbiato o prepotente. Può sembrare una contraddizione, ma in realtà lo è.

Data e firma

La data chiude la lettera prima della firma. La data è un elemento importante ma non essenziale. Infatti, secondo la giurisprudenza, in assenza di una data (magari omessa per dimenticanza), il mittente può provare l’ora dell’invio della lettera anche in altro modo, ad esempio con il timbro postale.

Per quanto riguarda la firma, è importante che contenga Nome e cognome del mittente, scritti anche sul computer.

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