Questo è sicuramente uno dei punti più importanti: come parlare con il destinatario. Naturalmente, tutto dipende dal tipo di interlocutore, dal livello di conoscenza reciproca, dalle intenzioni e dalle finalità dell’e-mail. Ecco come puoi aprire e chiudere la tua email analizzando diversi casi:
Se è una email formale e non conosci il nome del destinatario, le alternative sono:
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Apri:
- “Gentile signore o signora”, – se stai scrivendo a un’intera azienda
- ” A chi può interessare”,
- “Gentile signore o signora”, – se stai scrivendo a una sola persona
Chiudi:
- “Cordiali saluti”,
- “Cordiali saluti”, o “Cordiali saluti”, “Cordiali saluti”, — Esiste una terza forma utilizzata nel Regno Unito ma da evitare a tutti i costi negli Stati Uniti: “Yours credely”. Negli Stati Uniti, questo saluto è un po’ troppo intimo in quanto è letteralmente una dichiarazione di fedeltà a uno sconosciuto! il destinatario:
Apertura:
- “Gentile signore/signora/Dott. Il cognome, “ – è usato sempre meno negli USA perché considerato troppo intimo anche in questo caso.
Preferiamo:
Conclusione :
- “Cordiali saluti” o “Cordiali saluti”,
- “Cordiali saluti”,
- “Cordiali saluti”, – non molto comune negli USA
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Nota: Quando ti rivolgi a te stesso, presta attenzione a il lettore sul saluto: Per gli uomini il Sig. Cognome è sempre appropriato e non c’è rischio di confusione, mentre per le donne la forma migliore è Sig.ra, forma neutra usata quando lo stato civile del destinatario è irrilevante certo, puoi usa la signora per le donne sposate e la signora per le donne non sposate.
Fai attenzione alla dicitura Dr nei titoli di lavoro. È adatta sia a destinatari maschi che femmine, ma può essere utilizzata solo per quelli utilizzati che hanno un dottorato e non per tutti i laureati, come avviene in Italia. Se conosci il destinatario ma vuoi comunque mostrare un po’ di professionalità:
Apertura:
- “Salve signore/signora/dottore…”,
Chiudi:
Se conosci il destinatario ma non è un vero amico (diciamo un conoscente):
- Apri con: “Hello Name”,
- Chiudi con: “Best”
Infine, se il destinatario è un amico, beh… di certo non ufficializzerà come inizia la tua email! Ad ogni modo, vi lascio con alcuni suggerimenti:
Apertura:
- “Ciao a tutti”, “Ciao a tutti”, – se ad un gruppo di persone
- “Ehi”
- “Ehi, nome”
Chiudi :- “abbracci”,
- “amore”,
- ” Xoxo” —X = bacio/bacio, O = abbraccio/abbraccio
Un piccolo consiglio: per uno stile più formale, è meglio per evitare forme increspate (no lo faremo, ma lo faremo; no, non dovrebbe, ma non dovrebbe, ecc.) e utilizzare una struttura completa ed esaustiva. essere sempre molto completo ed esaustivo nelle strutture. Nelle e-mail informali, puoi utilizzare un linguaggio e una forma meno rigidi.
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Per farti qualche esempio, se hai ricevuto un’email da qualcuno di cui ti fidi:
- Grazie per l’email del 27 marzo.
Per dire lo stesso a qualcuno che non conosci:
- Grazie per la tua email, che hai ricevuto su 27 marzo.
Per far sapere a qualcuno che non puoi partecipare a un evento che conosci:
- Mi dispiace, posso’ t.
Per dire la stessa cosa a qualcuno che non conosci:
- Temo di non poter partecipare .
Se vuoi fare una richiesta a qualcuno che conosci, puoi sicuramente fare una domanda diretta:
- Mi mandi questo file per favore?
Per fare la stessa richiesta a qualcuno Se non sei sicuro, fai una domanda indiretta:
- se puoi per favore mandami il file di cui stavamo parlando.
Un altro consiglio: La maggior parte delle parole sono di derivazione latina, in inglese più formale ed educato rispetto alle stesse parole ma di derivazione germanica. Ad esempio, “discutere qualcosa” è più formale di “parlare di qualcosa”, anche se i due termini hanno lo stesso significato.
Ricorda: scegli con saggezza!
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