PERCHÉ SCRIVERE UN’EMAIL FORMALE?
Scrivere un’e-mail formale può essere molto utile , soprattutto se stai inviando una domanda non richiesta, ad esempio: in questi casi l’e-mail contiene effettivamente Mail svolge la funzione di una vera e propria lettera di presentazione in quanto questo sarà il tuo primo contatto con il recruiter, ma un’e-mail formale può essere utilizzata anche per presentarti a nuovi clienti e in questo modo avviare una relazione commerciale.
Da leggere: Suggerimenti per scrivere un’e-mail promozionale.
Okuma: Come scrivere una mail formale esempio
È quindi molto importante curare sotto ogni aspetto che Comporre un messaggio formale e -mail.
Non esiste ancora uno standard per la composizione formale di un’e-mail, ma si tende a utilizzare lo stile classico delle lettere.
Basta quindi seguire alcune regole per scrivere un’ottima email formale , soprattutto ad es. B. Allegare a una candidatura.
INDIRIZZO EMAIL FORMALE
Può sembrare banale, ma molto spesso Tendiamo a usare un vecchio indirizzo email che è stato creato, ad esempio quando ero a scuola.
Questo errore può compromettere seriamente la formalità di una buona email. Il consiglio è quindi quello di creare un indirizzo email con un nickname personale.
La soluzione migliore in questi casi è utilizzare il tuo nome e cognome , ad esempio: mario.rossi, rossi.m, rossi.mario…
Un altro dettaglio da non trascurare è il provider di posta elettronica. Ti consigliamo di utilizzare Gmail, il servizio di posta elettronica di Google.
OGGETTO DELL’EMAIL
L’oggetto dell’e-mail è molto spesso trascurato, poiché è considerato marginale per la composizione di un’e-mail formale > .
Questo errore può essere molto costoso in un’applicazione, poiché le email “si perdono” nelle innumerevoli email che il reclutatore in questione riceve.
In sostanza, quindi, l’oggetto dell’e-mail deve fungere da riepilogo del contenuto dell’e-mail stessa , evidenziando la richiesta che si desidera fare al destinatario del messaggio.
COME INIZIARE UNA POSTA FORMALE
Per iniziare una mail, rivolgiti al destinatario con un saluto di circostanza costituito da un aggettivo effettivamente circostanza (Esimio, Gentile, Caro, Carissimo…) , seguito da un titolo, nella maggior parte dei casi siglato (Dott. – Dott.ssa, Sig. – Sig. ra , Prof.re – Prof.ssa …)
Vediamo in quali casi si usa i diversi aggettivi delle circostanze:
- Amore, amore: sono le soluzioni più formali e dovrebbero essere usate quando c’è qualcuno che non conosci o con cui avere una relazione asimmetrica (capo, cliente importante, insegnante). Esimio e Illustre sono anche aggettivi formali ma sono usati raramente.
- Gentile: è la formula “intermedia”, che può essere usata qualunque cosa tu voglia essere educato e formale nell’e-mail senza mostrare riverenza. Può essere utilizzato in contesti di lavoro informali quando è necessario stabilire un contatto iniziale con una persona sconosciuta o quando si scrive a qualcuno con cui è probabile che in seguito svilupperai una relazione simmetrica o altrimenti informale.
- Gentile: è la formula più informale, ma può comunque essere utilizzata nelle e-mail formali quando ci si rivolge a qualcuno che conosci , come B. un collega di lunga data, un impiegato, un capo o un professore che non si distanzia eccessivamente.
Il gruppo del titolo dovrebbe venire subito dopo l’aggettivo, cioè il cognome del destinatario preceduto dal titolo. Alcuni esempi sono:
- Dottore o dottore: Questi titoli vengono assegnati ai laureati. Infatti, coloro che sono in possesso di laurea hanno accesso al titolo di “Dottore”;
- Docente o Professore: Titoli conferiti a professori di secondo grado, universitari e titolari di cattedra;
- Se invece non sei sicuro del saluto, è meglio usare la sigla Mr. o Mrs. , che, pur restando formali, sono più generale e quindi utilizzabile nella maggior parte dei casi.
E’ inoltre possibile, se la tua email non rientra in uno dei casi sopra indicati, scrivere “Alla cortese att .ne di X”. Ciò renderà la tua email meno personale ma allo stesso tempo formale.
PARTE CENTRALE DEL TESTO
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Il corpo dell’e-mail, nella maggior parte dei casi, deve iniziare con una presentazione specificando il nome e il titolo posseduti.
Ad esempio, se stai scrivendo a un professore, devi indicare che sei uno studente nel suo programma; Se invece stai scrivendo a un potenziale cliente, puoi indicare il ruolo del venditore nell’azienda X.
Nella parte proattiva va spiegato il motivo per cui si scrive: fare una richiesta, inoltrare un documento allegato, chiedere o fornire informazioni. Questa è l’essenza dell’e-mail ed è importante scriverla in modo chiaro e conciso per garantire la corretta consegna delle informazioni.
Diamo un’occhiata ad alcuni esempi e in quali casi è corretto utilizzare questi moduli:
- “In risposta al tuo / La tua lettera – posta“: se è una risposta ad una precedente comunicazione;
- “come concordato “, ” come previsto per telefono / posta / fax “: se hai precedentemente acconsentito all’invio di una lettera – posta;
- “Riguardo alla tua query“: quando si tratta di rispondere a una query precedentemente fatta;
- “Con la presente informiamo “;
- ” Spedizione allegata “: Se, insieme alla lettera, inviamo un allegato document
Quindi, in sostanza, il corpo dell’e-mail deve contenere il tuo messaggio, che deve essere scritto con un registro di voci molto formale ed elegante per impressionare il tuo interlocutore e renderlo apprezzare il contenuto dell’email stessa.
COME CHIUDERE UNA EMAIL FORMALE
Molto spesso si tende a sottovalutare la chiusura dell’email quando invece è molto più importante dell’intestazione.
Questo perché nell’ultima parte dell’e-mail via e-mail, è nostro compito comunicare al nostro interlocutore la nostra volontà di risposta.
Soprattutto nel caso di un selezione, un’e-mail formale con le informazioni corrette a fine giornata può fare la differenza tra una domanda rifiutata e un considerazione.
Se lo desideri, puoi cogliere l’occasione del saluto finale per sollecitare fortemente il destinatario del messaggio ad agire concretamente e/o a risponderti il prima possibile .
Tuttavia, mentre lo fai, cerca di usare il tono di cortesia e cordialità, che sicuramente torneranno utili nel corpo del messaggio. Forse potresti usare frasi come “In attesa di una tua gentile risposta, buona giornata” o “In attesa di una tua gentile risposta, i migliori saluti”.
Leggi anche: Come scrivere una E-mail per inviare il curriculum.
Quindi, in linea di principio, un’e-mail formale può terminare con due saluti molto comuni, vale a dire:
- Cordiali saluti
- Cordiali saluti
Per le e-mail formali è meglio includere la firma completa non contenere solo Nome e Cognome , ma anche tutte le informazioni di contatto principali : numero di cellulare, numero di fax, numero di telefono dell’attività, indirizzo di casa o dell’ufficio, indirizzo email aziendale, ecc.
Di seguito un esempio di email formale a cui ispirarti:
Distinti Sa luti, Mario Rossi Tel: 06 xxx xxxx Mobile: 329 xxx xxxx Fax : 06 xxx xxxx Indirizzo: Via Giacomo Leopardi , 27 – 000179 – RM
ESEMPI DI EMAIL FORMALI
Di seguito abbiamo preparato una serie di e-mail formali di esempio che sono in diversi
EMAIL DI RICHIESTA SPONTANEA
Oggetto: Candidatura spontanea Gentile [nome azienda],
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I’ m Dr > Conosco bene la tua azienda e trovo la tua attività molto interessante, lavorare per te sarebbe una grande opportunità per me di crescere.
Ho visitato il vostro sito e ho notato che al momento non ci sono offerte di lavoro, in ogni caso invio il mio CV come allegato in previsione di una possibile futura collaborazione.
Grazie per l’attenzione, spero di ricevere presto vostre notizie.
Cordiali saluti,
Maria Rossi Tel.: 06 xxx xxxx Mobile: 329 xxx xxxx Fax: 06 xxx xxxx Indirizzo: Via Giacomo Leopardi, 27 – 000179 – RM
INVIA EMAIL A UN MEDICO
Oggetto: Promemoria Gentile Dott. Rossi, sono Luigi Verdi dell’Agenzia [X], vi scrivo per ricordarvi l’appuntamento fissato per mercoledì prossimo presso i nostri uffici di Via Domodossola n.[X]
Per maggiori informazioni vi preghiamo di contattami in orario d’ufficio allo 06/000000
Cordiali saluti
Luigi Verdi, Agenzia [X], Via Domodossola [X], Milano Tel 02/000000 – E-Mail [xy ] @gmail.com
EMAIL PER DOCENTE UNIVERSITARIO
Oggetto email: Problema di accesso alla pagina dell’università Gent. Dottore, sono Mario Rossi, studente della facoltà [X] de [Y].
Sto cercando di accedere ai moduli di registrazione per il nostro corso sponsorizzato dalla facoltà [X], ma ho problemi ad accedere al sito web. Spero che tu possa aiutarmi in qualche modo.
Il mio ID studente è: [X]
Grazie per l’attenzione, attendo una sua gentile risposta.
Un caro saluto, Mario Rossi
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