Come organizzare una riunione di lavoro: guida | Sherpany

Non è un segreto che il successo di qualsiasi attività si basi su incontri di lavoro di successo. Una gestione efficace delle riunioni è quindi forse l’abilità più importante di cui i leader hanno bisogno per garantire il successo futuro delle loro organizzazioni. Con molte aziende che optano per riunioni virtuali, la necessità di una gestione efficace delle riunioni diventa ancora più importante. È parte integrante della collaborazione e prende decisioni rapide e di grande impatto nella tua organizzazione.

In questo contesto, è preoccupante che molte organizzazioni facciano fatica a gestire le riunioni con successo, con solo il 17% dei dirigenti che riferiscono che le loro riunioni sono produttive.1 Per affrontare questo problema, abbiamo compilato passo dopo passo- guida passo passo alla gestione di una riunione. La nostra “Come organizzare una riunione di lavoro efficace: guida passo passo” è stata creata da:

Okuma: Come organizzare una riunione di lavoro

• Un elenco di domande frequenti dei nostri clienti
• Anni di Sherpany esperienza nella gestione efficace delle riunioni
• La più importante ricerca accademica nel campo delle riunioni, condotta con metodi scientifici.

Prima di passare al presente “Come organizzare un incontro di lavoro efficace: guida passo passo” iniziamo rispondendo ad alcune domande importanti per sviluppare una visione comune. Questi sono problemi che incontriamo spesso quando aiutiamo le aziende a realizzare riunioni di lavoro di successo.

Che cos’è “Riunione”?

L'”incontro” è una questione seria e un fenomeno insidioso per molte organizzazioni. È un mix pernicioso di riunioni eccessive e riunioni improduttive che sminuiscono il valore delle riunioni e distrugge le opportunità di collaborazione. Le organizzazioni che non affrontano il tema della reunion e terminano il loro ciclo di incontri improduttivi rischiano di sprecare enormi quantità di risorse, sia in termini di capitale finanziario che umano. Nell’organizzare e gestire riunioni di lavoro efficaci, è tua responsabilità come leader spezzare questo circolo vizioso. La nostra guida ti aiuterà ad acquisire le competenze necessarie per farlo.

Perché riunioni di lavoro efficienti sono così importanti?

Le riunioni sono probabilmente lo strumento di gestione più potente a tua disposizione come manager. Le riunioni di lavoro ti consentono di prendere decisioni, collaborare e discutere rapidamente. Questi riuniscono le capacità e l’esperienza di una serie di partecipanti in una serie di strategie, piani e azioni. Con enormi cambiamenti nel modo in cui lavoriamo, l’importanza delle riunioni sta diventando sempre più evidente e non può essere sottovalutata.

Le riunioni sono utili perché:

• aumenta la velocità aziendale
• facilita il processo decisionale
• rafforza la cultura e la leadership aziendale

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• Accelera l’innovazione e l’agilità
• Aumenta il coinvolgimento individuale e il lavoro di squadra

Che cos’è Azend® Meeting Management Framework?

Riconoscendo l’importanza fondamentale delle riunioni e il modo in cui contribuiscono al successo organizzativo, abbiamo sviluppato Azend ® Framework per aiutare le organizzazioni a semplificare la gestione delle riunioni. Una volta implementato con successo, questo framework semplice e olistico costituisce la base per l’intero processo formale di gestione delle riunioni di lavoro. Azend® guida la gestione delle riunioni attraverso le tre dimensioni della produttività aziendale: persone, processi e tecnologia. 5b/875becc2-3c05-40c1-a658-bd5b543eeeb7/triangle-2020-it.png “alt =” Nessuno “/>

Fatto bene, il framework Azend® accelera il processo decisionale, aumenta la titolarità delle riunioni sui risultati e definisce leader più produttivi. Questa guida alle riunioni di lavoro si basa interamente sulle migliori pratiche del processo di riunione definite nel framework Azend®.

Quali sono i diversi tipi di riunioni di lavoro?

Le riunioni possono Essendo informali, semi-formali o formali, le riunioni dirigenziali sono strutturalmente formali, motivo per cui abbiamo scelto di concentrarci sulle riunioni formali nel nostro Come organizzare una riunione di lavoro efficace: una guida passo passo.Tuttavia, va notato che ci sono diversi tipi di incontri che si alternano e condividono il valore aggiunto della tua azienda.

Gli incontri possono essere suddivisi in sei categorie:

• Riunioni decisionali: sono fondamentali per portare avanti i progetti e garantire l’allineamento tra le principali parti interessate.Le riunioni decisionali sono forse la tipologia più autentica di riunioni di lavoro.
• Riunioni per la risoluzione dei problemi – Risolvere i problemi in team è una buona strategia e riunioni di questo tipo sono un veicolo prezioso per trovare soluzioni o compromessi a sfide difficili. Tutte le opzioni vengono prima presentate e poi discusse fino a quando non viene concordata una direzione.
• Pianificazione di riunioni: concordare obiettivi e impostare una tabella di marcia è un modo fondamentale per fare le cose con saggezza. Questa opzione non deve essere trascurata. Le discussioni, lo scambio di idee e una direzione da seguire sono fattori fondamentali per qualsiasi organizzazione.
• Rifletti e migliora – Nelle comunità informatiche, questi tipi di riunioni vengono spesso definiti “retrospettive” e possono essere tenuti a livello di team, dipartimento o azienda. Per sapere cosa deve essere migliorato o cambiato, le organizzazioni devono prendersi il tempo per pensarci e fornire opinioni collettive oneste su cosa ha funzionato e cosa no, una combinazione di Tipi 1-4. Ad esempio, sia il processo decisionale che la risoluzione dei problemi possono essere affrontati in un unico incontro, oppure è possibile apportare riflessioni e miglioramenti nell’ambito di un incontro di pianificazione.
• Incontri individuali con i manager, piuttosto quali modalità Per raggiungere un risultato concreto, questi incontri dovrebbero essere visti come un’opportunità per costruire relazioni e garantire che manager e subalterni condividano una visione comune del quadro generale.

Abbiamo esaminato il significato di “riunione”, identificato il motivo per cui le riunioni sono così importanti ed esplorato i diversi tipi di riunioni di lavoro che possono essere utilizzate. Ora, il nostro documento Come organizzare una riunione di lavoro efficace: guida passo passo introduce le fasi dell’organizzazione della riunione.

Riunioni di lavoro efficaci: le fasi dell’organizzazione delle riunioni

Sebbene possa sembrare un compito semplice, organizzare una riunione di lavoro efficace può essere una sfida e che è anche qualcosa con cui le organizzazioni di tutto il mondo stanno ancora lottando. Sulla base dei nostri anni di esperienza, insieme alla ricerca più aggiornata del settore – come il lavoro del Prof. Steven Rogelberg nel campo della scienza dell’incontro – abbiamo creato una guida per aiutare i leader a navigare le fasi dell’organizzazione riunioni efficaci.

In generale, una riunione efficace può essere suddivisa in tre fasi: la pre-riunione, la riunione vera e propria e il follow-up post-riunione. In questa guida esamineremo in dettaglio ogni fase della gestione di una riunione di successo.

La fase pre-riunione: come pianificare una riunione di lavoro efficace

La fase pre-riunione rappresenta l’80% del successo di una riunione. Garantire che i partecipanti siano informati in modo tempestivo, creare e distribuire in anticipo un’agenda chiara e consentire ai partecipanti di impegnarsi pienamente nel processo pre-riunione sono alcuni dei passaggi più importanti nell’organizzazione delle riunioni nel suo insieme. /p>

Come organizzare una riunione

Per organizzare la tua riunione di lavoro in modo efficace, devi iniziare individuandone lo scopo. In questa fase è importante disporre di un punto di controllo per decidere se procedere/non procedere, per essere sicuri innanzitutto che sia necessario un incontro. Poiché alcune sessioni sono regolari, devono essere valutate regolarmente per garantire che l’approccio utilizzato sia ancora efficace. Quando le riunioni che si svolgono regolarmente si stanno rivelando inefficaci, prendi le misure necessarie per adattare le tue riunioni di lavoro in modo che abbiano un impatto maggiore. Una domanda importante è: “Gli obiettivi possono essere raggiunti in modo più efficiente?”

Secondo il nostro framework Azend® per la gestione produttiva delle riunioni, “una riunione dovrebbe aver luogo solo quando è necessario”. La pianificazione di una riunione efficace è suddivisa in due fasi:

1. Determinare gli obiettivi della riunione di lavoro

Diversi tipi di riunioni di lavoro hanno obiettivi diversi e questi devono essere chiari fin dall’inizio del processo di pianificazione essere. Una buona domanda da porsi in questa fase è: “Alla fine, come posso sapere se è stato un successo o un fallimento?” Se la riunione non soddisfa determinati requisiti, c’è una significativa possibilità che sia una perdita di tempo per tutti è.

2. Organizzazione dell’incontro

Una volta chiariti gli obiettivi dell’incontro, puoi iniziare ad organizzarlo.È importante a questo punto considerare quanto tempo ci vorrà, piuttosto che accettare il sistema di calendario predefinito. L’obiettivo è quello di ottenere il massimo beneficio possibile dai dipendenti nel più breve tempo possibile.

Crea un’agenda efficace

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Quando crei l’agenda della tua azienda durante una riunione, è importante considerare ciò che vuoi ottenere, quali competenze sono più preziose e come controllare e ottimizzare il tempo che dedichi alle altre persone. Per farlo in modo efficace, si consiglia di utilizzare un modello dall’ordine del giorno della riunione. L’utilizzo di un modello affidabile rende la creazione dell’agenda facile e veloce, consentendoti di passare rapidamente al passaggio successivo: la selezione dei partecipanti. In un mondo ideale, per sfruttare al meglio il tempo dei tuoi colleghi, è importante coinvolgere le persone solo nelle aree della riunione in cui possono dare un contributo significativo.

Una buona agenda della riunione fornisce la struttura della riunione meeting.meeting e garantisce che i partecipanti siano pienamente informati in anticipo sugli obiettivi e sui contenuti. Come accennato in precedenza, questo processo dovrebbe anche consentire ai partecipanti di contribuire efficacemente prima della riunione, il che potrebbe anche comportare la risoluzione di alcuni problemi prima dell’inizio della riunione. La creazione di un’agenda efficace implica:

1. Definire punti all’ordine del giorno e obiettivi chiari

Scomporre l’agenda in punti chiari e distinti ben prima della riunione è un passaggio fondamentale che molte organizzazioni trascurano . Suddividendo l’agenda in singoli elementi, puoi impostare obiettivi, leader, partecipanti e scadenze per ciascuno. Questo livello di precisione ti consente di pianificare le tue riunioni di lavoro e ti aiuta a identificare i problemi che richiedono un’attenzione speciale prima della riunione, nonché quelli che potrebbero essere risolti anche tramite e-mail o altri canali.

2. Assegnare partecipanti e ruoli

L’assegnazione razionale dei partecipanti è un passaggio fondamentale per garantire l’efficienza delle tue riunioni di lavoro. Selezionare le persone più adatte a dare un contributo significativo a specifici punti dell’agenda significa che la tua riunione avrà un impatto. Ciò riduce la probabilità di avere “partecipanti a guardare”. La partecipazione a riunioni collaborative garantisce che le persone siano lì solo per contribuire all’agenda e riduce notevolmente il tempo perso nelle riunioni.

3. Raccolta di informazioni rilevanti

La raccolta di tutte le informazioni rilevanti per ciascun punto all’ordine del giorno è essenziale per il successo di una riunione di lavoro. Ciò include informazioni di base su ciascun punto all’ordine del giorno e qualsiasi dato e rapporto che migliorerà la capacità dei partecipanti di raggiungere gli obiettivi di quel punto all’ordine del giorno. Controllando l’agenda in anticipo e raccogliendo tutte le informazioni necessarie, ti assicuri che la riunione rimanga in linea e sei sicuro di essere pronto per gestirla con successo.

Prepararsi per una riunione

La preparazione è la chiave del successo delle vostre riunioni di lavoro. Secondo il nostro framework Azend® per la gestione delle riunioni: “Per facilitare una riunione produttiva, i partecipanti preparano in dettaglio i loro punti all’ordine del giorno. I partecipanti iniziano a collaborare in modo asincrono ponendo domande di chiarimento o aiutando a risolvere problemi. È possibile che i punti all’ordine del giorno siano già decisi in questa fase e che le misure che ne derivano possano già essere avviate.”

Quindi ci sono due passaggi per preparare riunioni efficaci:

1. Prepararsi individualmente

Per condurre una riunione di lavoro di successo, è importante che i partecipanti si preparino prima individualmente. La preparazione individuale assicura che l’agenda si svolga senza intoppi e l’attenzione al raggiungimento degli obiettivi rimanga costante. Una volta che i partecipanti sono consapevoli dei loro ruoli e responsabilità nella riunione, possono iniziare la preparazione individuale per garantire che venga creato il massimo valore per ogni punto all’ordine del giorno. Questo passaggio è essenziale per garantire che ogni collaborazione sia efficace e tempestiva.

2. Collaborazione asincrona

Nella collaborazione asincrona, due o più persone lavorano insieme, ma non contemporaneamente.La collaborazione asincrona significa che le azioni vengono intraprese una alla volta, con canali di comunicazione efficaci per garantire l’allineamento. In Sherpany, utilizziamo la tecnologia per coinvolgere in modo asincrono i nostri colleghi sugli argomenti dell’agenda. Chiediamo chiarimenti sull’ordine del giorno e discutiamo in anticipo argomenti controversi con i partecipanti interessati. Ciò porta a riunioni di lavoro mirate, efficaci e più brevi.

Come gestire una riunione di lavoro efficace

Il secondo passaggio per gestire riunioni efficaci riguarda il processo di gestione di una riunione vera e propria. In questa sezione della guida, esamineremo i passaggi necessari per gestire le riunioni per garantire che siano produttive.

Conduzione della riunione

Dopo aver seguito attentamente ogni fase della riunione preliminare, ora sei in una buona posizione per condurre con successo la tua riunione di lavoro. Con ruoli predefiniti e argomenti all’ordine del giorno spiegati in dettaglio prima della riunione, i partecipanti possono arrivare preparati e con una chiara comprensione degli obiettivi della riunione.

Facilitare riunioni di lavoro efficaci

Ogni riunione ha bisogno di un facilitatore. Una persona che fa andare avanti la riunione, guida le discussioni e coinvolge i partecipanti. Un buon mediatore di riunione dovrebbe anche identificare i problemi che devono essere affrontati e guidare il processo di risoluzione. Tuttavia, un buon mediatore dovrebbe fare tutto questo senza rischiare di compromettere il processo decisionale. Questo livello di imparzialità è fondamentale per gestire riunioni di lavoro efficaci.

Una delle principali responsabilità del mediatore dell’incontro è stabilire e far rispettare le regole di base dell’incontro.

Stabilire regole di base

Stabilire regole di base per le riunioni è importante per portare chiarezza al processo e garantire che tutti i partecipanti siano allineati con gli obiettivi di raggiungimento. Con il gran numero di organizzazioni che adottano pratiche di riunione virtuale, queste regole di base acquistano solo importanza. Riguardano il comportamento così come i risultati e garantiscono le migliori pratiche e l’efficienza.

Le regole di base per una riunione ben organizzata possono essere suddivise in una serie di semplici passaggi. Questi includono:

• Esprimere opinioni e porre domande oneste. Ciò trasforma discussioni e monologhi in conversazioni, assicurando ai partecipanti il ​​punto di vista di tutti.
• Condividi tutte le informazioni pertinenti. Ciò offre ai partecipanti una visione completa dei fatti, consentendo loro di risolvere problemi e prendere decisioni in modo più efficace.
• Usa esempi concreti e concorda sul significato di parole importanti. Ciò garantisce una comprensione comune di termini e definizioni.
• Spiega la logica e l’intento. Questo chiarisce come vengono tratte le conclusioni e aiuta i partecipanti a vedere come differisce il ragionamento.
• Concentrati sugli interessi, non sulle posizioni. Ciò comporta il passaggio dalla discussione di soluzioni all’identificazione dei bisogni che devono essere soddisfatti per risolvere un problema. Ciò riduce i conflitti e rende democratico il processo di risoluzione dei problemi.
• Verifica le ipotesi. Ciò significa che il team prende decisioni solo con informazioni valide.
• Pianifica insieme i passaggi successivi. Ciò garantisce che tutte le persone coinvolte avanzino insieme e come una squadra.
• Discuti dei problemi irrisolti. Ciò garantisce che eventuali “elefanti nella stanza” che potrebbero ostacolare i risultati vengano discussi, cosa che può essere risolta solo attraverso una riunione di squadra.

Una volta stabilite le regole di base, la riunione dovrebbe esplorare le diverse tecniche che utilizzeranno per mantenere il coinvolgimento, migliorare la collaborazione e infine garantire l’efficacia della riunione.

Usa diverse tecniche per facilitare l’incontro.

Quando decidi come condurre, ad esempio, una riunione presso la tua azienda, devi stare attento a evitare nozioni generiche. Basta chiedere “Come stai?” non sarà abbastanza. Per avere riunioni efficaci, tutti devono essere coinvolti nella riunione e ci sono diversi modi per farlo.

Alcune tecniche per facilitare riunioni produttive includono:

• Rompighiaccio

Per “rompere il ghiaccio”, il gergo aziendale è fondamentale e per evita discussioni troppo serie e opta invece per qualcosa di più leggero.

• Connettiti prima di procedere con i contenuti

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Porre agli altri domande che mettono alla prova le tue zone di sicurezza è un potente strumento per coinvolgere ed energizzare tutti per i tuoi incontri di lavoro Domande come “Quali dubbi hai su un progetto a cui stai lavorando?” È un buon inizio.

• Utilizzare efficacemente domande e risposte

Le sessioni di domande e risposte sono uno strumento fondamentale per garantire il coinvolgimento. Non aver paura del silenzio, concedi del tempo prima che le persone rispondano.

• Incoraggiare la partecipazione attiva

Assicurarsi che tutti i partecipanti Il contributo attivo sia fondamentale per il successo di una riunione di lavoro. Garantire che tutte le opinioni siano ascoltate, espresse positivamente e che i cicli di reclami negativi vengano rapidamente eliminati per motivare i partecipanti e garantire un input ottimale da parte di tutte le parti interessate.

Concentrati sul raggiungimento degli obiettivi in ​​modo efficiente

Organizzare riunioni efficaci implica concentrarsi sugli obiettivi. Tenere la riunione online può essere difficile, ma attenersi a un’agenda ben pianificata, tenere traccia del tempo e sapere quando alcune conversazioni devono essere spostate offline sono strumenti potenti nel tuo arsenale di leadership. Per rispettare il tuo programma, devi essere consapevole di questo. Familiarizzare con gli argomenti e pianificare in anticipo l’incontro è tempo ben speso. Infine, è imperativo garantire che tutti i partecipanti siano consapevoli degli obiettivi della riunione di lavoro e mantenere un coordinamento comune. Tutto ciò aiuta a garantire che i tuoi incontri di lavoro siano sempre focalizzati sul raggiungimento dei tuoi obiettivi in ​​modo efficiente.

Definisci gli elementi dell’azione e scrivi i verbali

I risultati di una riunione di lavoro di successo daranno seguito alle azioni e includeranno chiari verbali della riunione. I compiti di follow-up assegnati alle persone aumentano la responsabilità e la titolarità e significano che la riunione ha prodotto risultati tangibili.

Le azioni di follow-up ben gestite dovrebbero includere:

• Una descrizione chiara dell’azione
• Una panoramica del perché questo è importante
• Una chiara definizione dei permessi
• Un’indicazione del livello di priorità
• Un lasso di tempo entro il quale l’azione deve essere completata.

Il verbale della riunione deve fornire una chiara sintesi degli argomenti discussi, delle decisioni prese, delle azioni concordate di follow-up e delle persone a cui sono stati assegnati. Il verbale di una riunione d’affari dovrebbe includere una descrizione chiara e verificabile della relazione della riunione.

Fase di follow-up: come tenere traccia della tua riunione di lavoro

La terza fase della gestione delle riunioni di successo si svolge dopo la riunione di lavoro e include i passaggi essenziali per garantire il raggiungimento del valore massimo di incontro. Qui discuteremo i passaggi da seguire al termine delle riunioni di lavoro.

Follow-up post-riunione

Al termine della riunione di lavoro, è importante seguire i partecipanti per garantire la distribuzione dei materiali, la comunicazione dei risultati e la determinazione delle fasi successive. Questo passaggio è fondamentale per garantire che le discussioni e le decisioni si traducano in azioni concrete. Con una piattaforma dedicata alla gestione delle riunioni come Sherpany, puoi tenere tutti sulla stessa pagina senza muovere un dito.

La tua comunicazione di follow-up dovrebbe includere:

• Il verbale della riunione, una volta finalizzato
• Una panoramica delle decisioni chiave
• Azioni concordate dalla riunione e chi è loro assegnato
• Passaggi successivi

Finalizzare e distribuire il verbale

Una volta che la tua attività riunione è finita, è importante che il verbale sia redatto e distribuito. Più velocemente vengono distribuiti i registri, più rapide sono le azioni di follow-up intraprese. Pertanto, questo compito dovrebbe essere completato il prima possibile. Potrebbe essere necessario migliorare o approfondire alcune sezioni del protocollo.

Raccogliere feedback dalle riunioni

Un passaggio essenziale e spesso trascurato nella gestione delle riunioni Si tratta di raccogliere feedback da tutti i partecipanti. Queste informazioni contribuiscono al miglioramento continuo.Il feedback alimenterà le regolari retrospettive delle riunioni in cui i team definiscono i punti salienti per migliorare i loro incontri per la prossima retrospettiva.

Esecuzione

L’esecuzione è la fase finale del processo post-riunione. Una riunione è efficace solo quando produce risultati tangibili, quindi l’esecuzione degli elementi di azione delle riunioni di lavoro è la chiave del loro successo.

Sfrutta la tecnologia

Infine, durante il processo di gestione della riunione, dovresti sfruttare al massimo la tecnologia a tua disposizione. La tecnologia svolge un ruolo cruciale nell’aiutare le organizzazioni a muoversi verso una cultura di riunione produttiva. Gli strumenti di gestione delle riunioni aiutano le aziende a superare con successo le tre fasi del processo di riunione e a migliorare la collaborazione nel processo. In un momento in cui gli individui e le organizzazioni sono diventati sempre più a proprio agio nell’usare la tecnologia per svolgere compiti di routine, anche il suo utilizzo per la gestione delle riunioni dovrebbe essere considerato una priorità.

Esistono diversi modi per fornire supporto amministrativo, ma è importante capire quali sono le sfide per incontrare gli amministratori. La tecnologia di gestione delle riunioni può ridurre significativamente le responsabilità del personale amministrativo rendendo le fasi pre-riunione, in-riunione e post-riunione il più semplice possibile. Ciò contribuirà a recuperare tempo prezioso per concentrarsi sulla creazione di valore.

Riunioni di lavoro efficaci: creare valore, non diminuirlo

Questa unità conclude il nostro Come organizzare una riunione di lavoro efficace: guida passo passo . Seguendo queste linee guida prima, durante e dopo i tuoi incontri, puoi iniziare a porre fine agli “incontri” e muoverti verso una cultura dell’incontro che punta sulla creazione di valore, non sulla sua diminuzione.

Se abbiamo scoperto il tuo interesse per un cambiamento positivo, perché non leggere di più sul framework Azend® e su come noi di Sherpany aiutiamo le organizzazioni a cambiare il loro modo di lavorare?

1 “Decisione Making in the Age of Urgency”, Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019.

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